E-Mail Archivierung mit System

Müssen Emails archiviert werden?
Die Anforderungen und rechtlichen Grundlagen werden u.a. in den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), §147 der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS) geregelt. Eine steuerlich und geschäftlich relevante E-Mail muss wie ein Papierdokument bis zu zehn Jahren oder länger aufbewahrt, sowie originär und elektronisch jederzeit prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen.

Art der Speicherung
Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten GDPdU Richtlinien reicht es keineswegs mehr aus, die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften oder die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (wie etwa PDF Dateien) zu archivieren.

Urteile
Werden im Falle einer Betriebsprüfung die steuerlich relevanten Unterlagen oder Daten nicht fristgerecht bei den Finanzbehörden abgegeben, haben diese nun die Möglichkeit, Verzögerungsgelder zu veranschlagen. Diese Sanktionsgelder sind zwar bereits seit einigen Jahren nach § 146 Abs. 2b AO vorgesehen, wurden bis jetzt aber kaum verlangt. Ab Mitte 2012 sind vermehrt Prüfungen in dieser Form zu erwarten.
Inzwischen veranschlagen die Finanzbehörden Verzögerungsgelder je nach Grundlage mit mindestens 2.500 und bis zu 250.000 Euro.
Das Finanzgericht Schleswig-Holstein (FG Schleswig-Holstein, Beschluss v. 03.02.2010, 3 V 243/09) urteilte am 3. Februar nicht nur, dass die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes in Höhe von 2.500 Euro rechtmäßig sei, sondern auch, dass ein Sanktionsgeld in einer derartigen Höhe nicht gesondert begründet werden müsse.
Daraus lässt sich schließen, dass die Finanzämter in Zukunft vermehrt das Verzögerungsgeld verhängen werden.
Daran können Sie sehen, dass es inwzwischen durchaus sinnvoll, sich auf eine mögliche digitale Betriebsprüfung vorzubereiten und sich schon heute zu vergewissern, ob auch morgen noch der Zugriff auf die Unterlagen und Daten durch das Finanzamt möglich ist.

GDPdU – Rechtliche Hintergründe und Haftungsrisiken der digitalen Betriebsprüfung
Die revisionssichere Langzeit-Aufbewahrung handelsrelevanter E-Mail Kommunikation und vertraulicher Geschäftsinformationen ist angesichts des schnellen technologischen Wandels eine große Herausforderung für jedes Unternehmen. Seit der Geltungsdauer der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen („GDPdU“, im Jahr 2002) sind sich viele Unternehmer noch immer nicht der rechtlichen Tragweite dieser Regelung bewusst.

• Steuerlich relevante Daten und Dokumente müssen Sie, zur Einsichtsmöglichkeit für die Finanzbehörde bereithalten und dem Prüfer gegebenenfalls als Datenträger übergeben können
• Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, muss der unbefugte oder ungewollte Zugriff auf das E-Mail-Archiv verhindert werden

Rechtliche Anforderungen und die Einhaltung betrieblicher Vorgaben und Richtlinien eines Unternehmens („Compliance“) machen eine elektronische Archivierung daher unerlässlich.

Geschäftsführer haben für einen lückenlosen Schutz der Unternehmensdaten und nachhaltige Verfügbarkeit handelsrelevanter und buchhalterischer Systeme Sorge zu tragen. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen und Haftungsverpflichtungen führen.

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften obliegt der Geschäftsleitung. Mit MailStore Server© bekommen Sie die technische Grundlage:

• Automatische, revisions- und manipulationssichere Archivierung
  unter Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien
• Schutz vor Datenverlust
  durch Wiederherstellungsoption versehentlich oder vorsätzlich gelöschter E-Mails – Zentrale Datenerfassung, bevor E-Mails beim Benutzer landen!
• Zuverlässige und rasche Beweisfähigkeit bei Rechtsstreitigkeiten
  z.B. bei Industriespionage und dem Verlust geistigen Eigentums
• E-Mail Schutz durch speziellen Prüferzugang
  Das Risiko von Fehlern und Missbrauch wird reduziert. Prüfungen sollten nur zusammen mit einem Datenschutzbeauftragten durchgeführt werden.
  Wichtige Entscheidungen werden nicht von einer einzelnen Person getroffen bzw. kritische Tätigkeiten nicht von einer einzelnen Person durchgeführt
• Schneller und einfacher Geschäftsjahres bezogener Export
  Dem Finanzamt werden nur E-Mails aus dem entsprechenden Prüfungszeitraum zur Verfügung gestellt
• Maximaler Datenschutz durch Verschlüsselung aller E-Mails
  AES 256 Bit Verschlüsselung der Emails

– Mail-Archiv Made in Germany –
MailStore Server® des deutschen Anbieters MailStore ist ein plattformunabhängiges System und kann nicht nur für Microsoft Exchange, sondern nahezu jede POP3 oder IMAP4 kompatible E-Mail Lösung, auch mit vielen Online E-Mail Lösungen, z.B. GMX, GoogleMail oder Office 365 eingesetzt werden.

MailStore Server® ist eine innovative und auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung, die alle gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt und zugleich kostengünstig in Ihr vorhandenes E-Mail System integriert werden kann.
Durch die vollständige Integration in den Email Client, z.B. in Microsoft Outlook ist die Software einfach von Anwendern zu bedienen und kann so auch perfekt als Email Backup für Cloud- / Online Lösungen wie z.B. Microsoft Office 365 verwendet werden.

In-House Archiv
Falls Sie Ihre E-Mail Archivierung in Ihren eigenen Räumen auf Ihren eigenen Servern bevorzugen, richten wir Ihren MailStore Server natürlich gerne als In-House-Variante physikalisch oder virtuell ein und liefern Ihnen das passende Backup Konzept dazu.

Online Archiv – Private Cloud Lösungen
Durch Auslagerung der Daten aus Ihrem Unternehmen gewinnen Sie mit der externen Archivierung Ihrer sensiblen und unternehmenskritischen E-Mails zusätzliche Datensicherheit! MailStore Server Online ist sofort und ohne Investitionen in neue Hardware, für Sie einsatzbereit. Auf Wunsch importieren wir Ihre bereits vorhandenen E-Mails ebenfalls in das Online Archiv.
Nach der Aktivierung wird jegliche Mail Korrespondenz inklusive Anhang langfristig, sicher und GDPdU-Konform aufbewahrt. Gleichzeitig haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit gelöschte E-Mails mit wenigen Klicks im Archiv zu finden und wiederherzustellen.
Vertrauen Sie uns Ihre E-Mail Archivierung im Rahmen einer Managed Online Lösung an – MailStore Server Online ist flexibel und schont unternehmensinterne Ressourcen. Als komplett in einem deutschen Rechenzentrum betriebene Plattform bietet sie Vorteile gegenüber der traditionellen In-House-Archivierung. Mit einer SNC Private Cloud basierten E-Mail Archivierungs-Lösung werden alle ein- und ausgehenden Mails im Rechenzentrum Compliance gerecht und vollautomatisch archiviert.

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